Verfahrensverzeichnis nach DSGVO und GoBD für ZimmerSoftware Kunden

Ab sofort gibt es in der ZimmerSoftware die Möglichkeit, sich bei der Erstellung eines Verfahrensverzeichnis nach DSGVO und GoBD unterstützen zu lassen. 

Ein Verfahrensverzeichnis bezeichnet die verpflichtende Dokumentation des Umgangs mit allen personenbezogenen und steuerrelevanten Daten. Auch ein Vermieter hat die Verpflichtung alle Vorgänge der Datenverarbeitung aufzuzeichnen.

Anforderungen nach DSGVO

Die DSGVO ist ein Gesetz und daher für den Vermieter unbedingt einzuhalten. Laut DSGVO muss eine Verfahrensverzeichnis allgemeine Informationen zu den Verantwortlichen enthalten sowie Details zur Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten. Darunter fallen folgende Teilbereiche:

• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Zweckbestimmung
• betroffene Personen
• Datenverwendung und Weitergabe
• Datenkategorien
• Löschfristen
• technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Anforderungen nach GoBD

Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift für die korrekte elektronische Buchführung (Aufbewahrungspflicht von Belegen). Sie erleichtert im Falle einer Steuerprüfung den Ablauf und ist daher zu empfehlen. Grundsätzlich sollte sie Folgendes enthalten:

• IT-Systeme im Einsatz
• Maßnahmen, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen
• Maßnahmen, um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren
• Erklärung der firmeninternen Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden

Vereinigung von DSGVO und GoBD

Belege, die laut GoBD aufbewahrt werden müssen, beinhalten in vielen Fällen personenbezogene Daten, die laut DSGVO gelöscht werden müssen, sobald diese ihren Zweck erfüllt haben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die beiden Vorschriften einander widersprechen. Ein Beleg, der laut GoBD noch bis Ablauf einer konkreten Frist aufbewahrt werden muss, hat seinen Zweck noch nicht vollends erfüllt und darf daher auch laut DSGVO noch aufbewahrt werden. Jedoch muss nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Beleg sofort vernichtet werden, um die DSGVO nicht zu verletzen.

In ZimmerSoftware sind diese Löschfristen entsprechend voreingestellt, können aber auch im Rahmen der Gesetze und Vorschriften angepasst werden.

ZimmerSoftware unterstützt ihre Kunden dabei, ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen, welches sowohl der DSGVO als auch der GoBD entspricht. Dieses Service wird allen ZimmerSoftware-Kunden sowie all jenen Hotel 5.0-Kunden, die eine TSE bestellt haben, angeboten.

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